Статьи

Автоматизировали процесс проверки документов для центра переподготовки кадров в сфере образования

Образовательный центр «Каменный город» — один из наших давних клиентов.

На базе учебной платформы центра проводятся курсы повышения квалификации и переподготовки для учителей, воспитателей, завучей, логопедов, тьюторов и всех, кто учит детей. В некоторых случаях после завершения обучения слушатели получают удостоверения государственного образца.
Процедура оформления таких документов — бизнес-процесс, который клиент хотел бы оптимизировать.

Вот как этот процесс выглядел изначально:

  • Пользователь загружает на сайт свои документы (копии паспорта, диплома об образовании, а также свидетельства о браке в случае смены фамилии).

  • Менеджеры «Каменного города» вручную проверяют их на валидность — сопоставляют данные в профиле пользователя с предоставленными документами.

  • Если все данные корректны, напротив отсканированных документов проставляется отметка «проверен», а человек получает доступ к курсу, и в случае успешного завершения программы ему может быть выдан соответствующий диплом об образовании.

Проблема в том, что на платформу ежемесячно приходят тысячи пользователей, проверять нужно много, и автоматизация существенно бы облегчила нашему клиенту жизнь.
Работа над этой задачей велась совместно с командой клиента (разработчиками образовательной платформы).

На стороне платформы был подключен сервис распознавания документов Yandex Vision OCR. Принцип работы по распознаванию документов таков: на входе картинка (скан документа), на выходе — набор полей. А всё, что связано с принятием решений на основании данных в этих полях, делает наша система.

Специалисты «Амадо» настроили весь функционал бизнес-процесса:

— сбор данных;
— отправка документов в сервис распознавания документов;
— получение результатов и их анализ;
— принятие решения о допуске к курсу, если документы в порядке.

А если с документами что-то не так?

Автоматизированная система уведомляет о проблемах с документами как пользователей, так и администраторов платформы.

Пользователь получает уведомления о том, какие возникли сложности и чего не хватает (например, не приложена копия паспорта, либо фамилия в профиле отличается от указанной в паспорте и/или дипломе).

Для менеджеров платформы в административной панели создан специальный раздел, где отображается вся статистика:
— сколько заявок было отклонено и по какой причине,
— кому был выдан доступ к курсу, когда и на каком основании.

Менеджеры могут вручную принять решение для пользователей с проблемными документами, помочь потенциальному студенту собрать пакет документов заново и снова отправить их на распознавание.

Такая автоматизация не исключает менеджера из бизнес-процесса полностью, но существенно сокращает объём рутинной работы — человек подключается только к разрешению внештатных ситуаций. В результате нашему клиенту удалось повысить эффективность и скорость обработки документов при меньшей загрузке специалистов.
2025-04-22 15:20