В результате система не только не соответствовала требованиям бизнеса, но и часть стандартного функционала «Битрикс24» работала с ошибками!

Ранее клиент самостоятельно настраивал «Битрикс24» и установил готовое отраслевое решение, которое предусматривало использование двух стандартных воронок — для первичных и повторных продаж. Однако функционал решения не соответствовал бизнес-процессам компании, что затрудняло работу.

Более того, после установки готового решения и первичной настройки системы стандартный функционал «Битрикс24» начал работать некорректно. Например, часть необходимых клиенту стандартных полей в карточках «Сделок» и «Компаний» оказалась скрыта. В воронках продаж появились роботы, которые фактически не использовались, так как не соответствовали бизнес-процессам компании. Кроме того, при добавлении новых компаний в клиентскую базу им автоматически присваивалась одна и та же сфера деятельности.

Какие задачи предстояло решить?

Совместно с заказчиком были определены ключевые задачи:

Старт проекта

Совместно с заказчиком было принято решение начать проект с аудита портала, чтобы провести комплексную оценку текущего состояния системы и её функциональности.

2

1

Первым этапом аудита стал бриф (интервью с заказчиком), который позволил сформулировать цели внедрения «Битрикс24» и выявить ключевые запросы компании по доработке системы.

На втором этапе было проведён детальный анализ настроек, автоматизации и использования инструментов системы в сущностях «Контакты», «Компании», «Лиды», «Сделки», «Сквозная аналитика» и «Маркетинг».

В отчёте для заказчика были описаны основные функции и возможности каждого инструмента, а также даны следующие рекомендации:

В рамках аудита была проведена оценка используемых инструментов, а также изучен неиспользуемый или не полностью задействованный функционал, связанный с ведением продаж и их аналитикой.

По итогам были подготовлены рекомендации, раскрывающие возможности «Битрикс24» для повышения эффективности продаж и оптимизации связанных процессов.

Аудит Корпоративного портала «Битрикс24»

По итогам аудита заказчик получил детализированный план по настройке и внедрению «Битрикс24» с учётом потребностей компании. Совместно с клиентом были определены приоритетные задачи, которые взяли в работу для дальнейшей настройки портала.

В процессе обсуждения с заказчиком были детально описаны все этапы работы менеджера по продажам — от момента получения заявки до закрытия сделки. В ходе анализа выяснилось, что первичные и повторные сделки проходят через одинаковые этапы. На основании этого было принято решение объединить воронки «Первичные продажи» и «Повторные продажи» в единую воронку под названием «Продажи».

Далее было подготовлено техническое задание, в котором были описаны:

Оцифровка бизнес-процессов компании

Такой подход не только упрощает сопровождение сделок и ускоряет адаптацию новых менеджеров, но, главное, способствует эффективному продвижению сделки по воронке (сделка всегда двигается вперёд).

Названия стадий в воронках были подобраны таким образом, чтобы каждый менеджер чётко понимал, какой результат должен быть достигнут на каждом этапе и какие действия необходимо выполнить для этого.

Если из названий стадий не понятен результат действий менеджеров на каждом этапе (например, «Оплата счета» вместо «Получили оплату»), возникает серьёзная проблема — «застой» сделок.

Когда сделки надолго зависают на одном этапе (например, «Отправили КП», «Обсуждение условий» или, что ещё хуже, в стадии «Зависшие сделки»), это не только замедляет процесс продаж, но и искажает реальную картину работы отдела продаж.

Дмитрий Башкирцев

Руководитель отдела автоматизации бизнеса

Почему это критично?

По нашему опыту, если в вашей CRM есть стадия «Зависшие сделки», это значит, что дальнейшие шаги просто не планируются. Вместо того чтобы активно продвигать сделку вперёд, менеджеры накапливают их в этой стадии, выбирая, какие развивать, а какие игнорировать. В результате:

• Теряется контроль над процессом продаж.
• Сделки зависают без конкретного решения.
• Менеджеры получают возможность «забивать» на сложных клиентов.

Что делать?

Сделка должна всегда двигаться вперёд. Если прогресса нет, необходимо выбрано одно из действий:

1. Закрыть сделку — если клиент отказался или продолжение работы не имеет смысла.
2. Чётко зафиксировать следующий шаг — с конкретным сроком и ответственным исполнителем.

Важно, чтобы отложенные сделки не превращались в «зависшие», а их контроль не затягивался. Главное правило: по каждой сделке должно быть принято чёткое решение — продолжаем работу или закрываем. Это поможет структурировать воронку, повысить прозрачность процессов и увеличить конверсию продаж.

Важно, чтобы отложенные сделки не превращались в «зависшие», а их контроль не затягивался. Главное правило: по каждой сделке должно быть принято чёткое решение — продолжаем работу или закрываем. Это поможет структурировать воронку, повысить прозрачность процессов и увеличить конверсию продаж.

Больше распространённых ошибок, мешающих росту продаж, мы разобрали в отдельной статье.

На основе согласованного с заказчиком технического задания была настроена воронка продаж и определены задачи менеджера на каждом этапе:

Воронка «Продажи»

В карточке элемента воронки «Продажи» настроены поля, значимые для сопровождения сделки. Например, в них можно указать источник поступления товара и вариант оплаты, сохранить данные о дате оплаты остатка, сроках поставки товара, способах доставки и т. д.

Обязательные поля отмечены специальным символом «ᐅᐅ», что помогает менеджерам обратить внимание на критически важную информацию и упрощает поиск необходимых данных. Аналогичное решение реализовано и в двух других воронках.

Ещё одной особенностью настройки карточки является наличие полей «Статус работы с поставщиком» и «Статус доставки». Эти поля позволяют отслеживать из карточки элемента воронки «Продажи» движение по стадиям в других воронках — это обеспечивает прозрачность и контроль над всеми этапами процесса продаж.

Такое решение позволяет собирать детальную аналитику, которая помогает выявлять внутренние точки роста компании и оптимизировать процесс продаж.

В соответствии с техническим заданием на портале заказчика требовалось настроить три взаимосвязанных воронки: продажи, закупка и доставка продукции. Однако из-за ограниченного бюджета заказчик использовал «Стандартный» тариф «Битрикс24», что наложило определённые ограничения на возможности автоматизации.

Отсутствие функционала «Смарт-процессов» не позволило создать отдельные процессы для работы с поставщиками и контроля доставки товара. В результате все три бизнес-процесса были настроены на базе сущности «Сделки».

При попадании карточек в «Продажах» на определённые стадии, в воронках «Работа с поставщиками» и «Доставка» создаются новые карточки, куда записывается ID сделок из воронки «Продаж». При изменении стадий карточек в воронках закупок и доставки роботы запускают вебхуки, которые передают информацию о статусе и изменяют стадии в соответствующих сделках воронки «Продажи».

Однако они недоступны на «Стандартном тарифе» в облачной версии «Битрикс24», а роботы не позволяют передавать данные между воронками и изменять стадии карточек. Для преодоления этих технических ограничений были использованы вебхуки.

Важно отметить, что такие лайфхаки позволяют обойти лишь часть ограничений «Стандартного» тарифа. Для реализации сложной автоматизации переход на «Профессиональный тариф» остаётся актуальным решением.

Что касается автоматизации в воронке «Продажи», при переходе карточки между стадиями сделки на менеджера автоматически создаются задачи, соответствующие текущему этапу процесса.

В каждой задаче прикреплены ссылки для быстрого перехода в конкретные сделки, что экономит время менеджеров и упрощает работу. Такой подход обеспечивает чёткое выполнение этапов сделки и минимизирует риск упущения важных действий.

Кроме того, при движении сделок в воронках «Работа с поставщиками» и «Доставка» требовалось передавать сведения об их статусе в основную воронку «Продажи» и изменять стадии сделки при наступлении определённых событий. В идеале такой функционал проще всего настроить с помощью «Бизнес-процессов».

Кроме того, в карточке элемента воронки «Продажи» предусмотрено поле для сбора аналитики о причинах отказа клиентов. Это поле является обязательным для заполнения при переносе карточки сделки на любую из стадий «Отказа».

В воронке также предусмотрены стадии отказа, соответствующие наиболее частым причинам провала сделок: товара нет в наличии, заказали у других, пропала потребность, клиент не выходит на связь и т. д.

Эта воронка используется для запроса коммерческих предложений и закупок товаров у поставщиков. Сделка в этой воронке автоматически создаётся из воронки «Продажи», если в поле «Источник поступления товара» было выбрано значение «КП от поставщика».

Воронка «Работа с поставщиками»

В воронке «Работа с поставщиками» также настроено несколько стадий провала, которые соответствуют стадиям провала в воронке «Продажи».

Если закупка товара проваливается (попадает на одну из стадий провала), карточка сделки автоматически переносится на аналогичную стадию в воронке «Продажи» с указанием причины провала, зафиксированной в воронке «Работа с поставщиками».

В карточке элемента воронки «Работа с поставщиками» настроены все значимые для этого бизнес-процесса поля. Например, можно указать:

• Поставщика.
• Вариант оплаты поставки.
• Сумму счёта от поставщика и сумму остатка к оплате.
• Сведения о дате оплаты остатка и дате отгрузки товара.

Такая настройка обеспечивает прозрачность и контроль над процессом закупок, а также синхронизацию данных между воронками, что упрощает управление бизнес-процессами.

По аналогии с воронкой «Продажи», процесс «Работа с поставщиками» также автоматизирован с использованием функционала роботов и вебхуков.

Основные особенности автоматизации:

Особенности настройки карточки элемента «Работа с поставщиками»:

• Наличие полей для хранения счёта и сертификатов от поставщика.
• Возможность отслеживать статус работы с поставщиком и передавать эту информацию в связанные сделки в воронке «Продажи».

Связанные между собой процессы в воронках «Продажи» и «Работа с поставщиками» значительно упрощают работу менеджера. Задачи поступают в порядке очереди, что позволяет минимизировать ручные действия и снизить риск ошибок.

Эта воронка используется для выбора перевозчика и контроля доставки товара клиенту. Сделка в этой воронке автоматически создаётся из воронки «Продажи», если в поле «Способ доставки» в карточке сделки выбраны значения «Доставка со склада» или «Доставка от поставщика».

Воронка «Доставка»

Наличие полей для хранения ключевых данных (например, сведений о перевозчике, дате доставки и сканов документов) делает процесс прозрачным и удобным для отслеживания.

Основные особенности автоматизации:

По аналогии с воронками «Продажи» и «Работа с поставщиками», процесс «Доставка» также автоматизирован с использованием функционала роботов и вебхуков.

Воронка «Доставка» обеспечивает чёткий контроль над процессом доставки товара клиенту, начиная от выбора перевозчика и заканчивая подписанием закрывающих документов. Автоматизация задач, таких как контроль сроков доставки и передача статусов в связанную карточку сделки, позволяет минимизировать ручные действия и снизить риск ошибок. В результате менеджеры могут оперативно реагировать на изменения, а клиенты получают товар в согласованные сроки, что повышает уровень удовлетворённости и доверия к компании.

Обучение сотрудников

Финальным этапом внедрения настроенных процессов стало обучение сотрудников заказчика.

В ходе обучения был проведён обзор настроенных воронок, а также совместно с сотрудниками пройдены все стадии сделки и связанных с ней воронок. В завершение сотрудники получили ответы на вопросы, возникшие в ходе обучения. Запись обучения сохранена на портале заказчика и будет использоваться для обучения новых сотрудников.

Результат от внедрения Битрикс24

Проведён аудит портала, по итогам которого клиент получил перечень задач для настройки необходимых инструментов «Битрикс24» в соответствии с потребностями компании.

Сотрудники заказчика прошли обучение работе с настроенной воронкой продаж и освоили весь необходимый функционал «Битрикс24» для эффективного использования системы.

Оцифрованы процессы продаж, закупок и доставки. Автоматизация задач, синхронизация данных между воронками и чёткая последовательность этапов позволяют сократить время на выполнение операций, избежать ошибок и обеспечить прозрачность на всех этапах — от закупки товара до его доставки клиенту.

Такой подход не только оптимизирует внутренние процессы, но и повышает уровень удовлетворенности клиентов за счёт своевременного и качественного выполнения заказов.

Хотите получать больше продаж с помощью Битрикс24?

Будем рады вам помочь

Специалисты «Амадо» помогут вам: оцифруем ваши продажи, настроим автоматизацию или доработаем CRM-систему (разработаем приложение) под ваши задачи. Оставьте заявку по телефону +7 (342) 247-95-00 или в форме на сайте.